Selbstorganisation und ein effizienter Umgang mit Zeit und den zu erledigenden Aufgaben spielen sowohl im Berufsleben, als auch im Privaten eine große Rolle und sind mindestens genauso wichtig wie Ordnung am Arbeitsplatz.
Nach einem vollen Arbeitstag haben viele Menschen das Gefühl, eine Menge unerledigter Aufgaben zu haben. Dafür bleibt meistens nur kaum noch Zeit und Kraft. Diese Verpflichtungen setzen die Betroffenen oft unter Druck und verursachen Stress. Viele Menschen haben dadurch den Eindruck, nicht effizient und produktiv genug zu sein.
Um dies zu ändern gibt es zahlreiche Methoden, um sich ein gutes Zeitmanagement anzueignen.
Wozu dienen Zeitmanagement-Methoden?
Eine langfristige Aneignung eines oder mehrerer Modelle zum effizienten Umgang mit Ihrer (Frei-)Zeit und den To-Dos bringt Ihnen viele Vorteile:
+ Steigerung der Produktivität
+ Reduzierung von Stress
+ Bewusste Entspannungsphasen
+ Verbessrung der Work-Life-Balance
+ mehr Zeit für Familie, Freunde, sich selbst
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der 5 bekanntesten und effizientesten Methoden zum Priorisieren lernen von Aufgaben sowie einer effizienten Planung und Durchführung.
5 bekannte Methoden zur Verbesserung des Zeitmanagements
Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Methode, auch Eisenhower-Matrix genannt hilft Ihnen Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren und nach Dringlichkeit zu sortieren.
Bei dieser Methode kategorisieren Sie alle ihre To-Dos in einer Matrix, bestehend aus 4 Quadranten.
Quadrant A: A-Aufgaben sollten direkt erledigt werden, da sie die höchste Priorität haben.
Quadrant B: B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend und sollten daher fest terminiert und die Erledigung dieser fest eingeplant werden.
Quadrant C: C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig und können entweder reduziert oder delegiert werden.
Quadrant D: D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und können daher eliminieret oder ebenfalls delegiert werden.
Bei dieser Technik werden Aufgaben in übersichtliche Teilaufgaben geteilt. Um Konzentrationsmangel zu umgehen und gezielt Aufgaben zu erledigen wird zwischen 25 Minuten fokussierter Arbeit und 5-Minuten-Pausen abgewechselt. Nach 4 Mal wechseln folgt eine längere Pause von 30 Minuten.
Vorteile der Methode
+ durch Wechsel von Konzentration und Erholung kann langfristig fokussiert gearbeitet werden
+ Pausen ohne schlechtes Gewissen
Nachteile der Methode
– Herausforderung, realistisch abzuschätzen, was in 25 Minuten machbar ist
Beispiel
Wenn Sie für eine Aufgabe 100 Minuten einplanen, dann arbeiten Sie 4 Mal je 25 Minuten mit 5-minütigen Zwischenpausen daran. Nach Abschluss der Aufgabe haben Sie 30 Minuten Pause.
EAT the frog
Das Prinzip fordert dazu heraus, den Tag mit der unangenehmsten und schwierigsten Aufgabe zu starten. Am Morgen ist die Motivation und Konzentration nachweislich am höchsten. Sobald eine unangenehme Aufgabe erledigt ist, können Sie mit guten Gewissen und einem Gefühl von Fortschritt den restlichen Tag meistern.
Vorteile der Methode
+ einfach, aber effizient für die Produktivität
+ Erfolgserlebnis für den ganzen Tag
Nachteile der Methode
– Priorität der Aufgaben ist fragwürdig, denn unliebsame Aufgaben haben nicht immer die höchste Wichtigkeit
Beispiel
Sie hassen staubsaugen, aber in Ihrer Wohnung sieht es schmutzig aus. Saugen Sie, bevor Sie das Haus verlassen. Damit können Sie den restlichen Aufgaben mit gutem Gefühl begegnen.
PARETO-Prinzip
Diese Methode wird auch das 80/20-Prinzip genannt. Hierbei wird ersichtlich, dass mit 20% Zeitaufwand 80% Ergebnisse erzielt werden können, wenn der richtige Fokus gesetzt wird. Die restlichen 80% Zeitaufwand werden für 20% Ergebnisse aufgewendet.
Vorteile der Methode
+ Zeitersparnis dank Fokussierung
Nachteile der Methode
– Methode verleitet zu Perfektionismus (gesamte 100% zu erreichen)
– Herausforderung, die 20% Zeit für die wichtigen Aufgaben herauszufiltern
– Verhältnis 80-20 stimmt nicht immer zu 100%
Beispiel
Bei Festlegung der Kundengruppen finden Sie heraus, welche Kunden Ihnen den größten Umsatz bringen und welche nur Ihre Zeit einnehmen.
ALPEN-Methode
Diese Methode beschreibt, wie eine effektivere Organisation eines Arbeitstages erzielt werden kann. Hierbei soll in 5 Schritten ein effizienter und strukturierter Tagesplan erstellt werden.
Aufgaben definieren
Zunächst werden alle anstehenden Aufgaben mit ihrem Fälligkeitsdatum notiert. Dadurch kann ein Überblick über alle To-Dos sowie das Timing verschafft werden.
Länge abschätzen
Für alle notierten Aufgaben wird der Zeitbedarf, der für die Erledigung dieser benötigt wird, festgelegt. Dieser Schritt ist für das Zeitmanagement essenziell, denn die Summe der gesamten Zeit gibt Ihnen einen Überblick, ob diese Aufgaben ihr Tagespensum an Arbeitsstunden übersteigen oder nicht.
Pufferzeit einplanen
Manche Aufgaben sind zeitlich nur schwer einschätzbar. Zudem können in der Arbeit unvorhergesehene Zwischenfälle kommen. Daher sollte für die zu erledigenden Aufgaben nur 60% Ihrer Zeit eingeplant werden. 40% Ihrer Zeit wird als Puffer reserviert.
Entscheidungen treffen
Dieser Schritt ist bei dieser Methode und generell im Zeitmanagement äußerst wichtig. Entscheidungen treffen ist nicht leicht, doch die Aufgaben müssen gewichtet werden. Das Fälligkeitsdatum, welches Sie den Aufgaben im ersten Schritt zugeordnet haben wird Ihnen hierbei helfen.
Nachkontrolle
Schließlich wird der Plan nochmals kontrolliert und die Umsetzbarkeit geprüft. Schauen Sie nach, ob kleinere Aufgaben zusammengefasst werden können und, ob Aufgaben korrekt gewichtet sind.
Vorteile der Methode
+ einfache Übersicht über bevorstehende Aufgaben
+ Zeitbedarf steht im Vordergrund
Nachteile der Methode
– Einplanung von Pufferzeiten ist heutzutage nur schwierig
Beispiel
Sie haben für den nächsten Tag 3 Meetings für je 1h geplant. Dafür sollten Sie statt 3h insgesamt zwischen 4 oder 5h einplanen, um genug Puffer zu haben.
Fazit
Es gibt nicht das eine beste Modell, denn meistens ist es eine Kombination mehrerer Methoden, die das individuelle Ziel nach Effizienz und zufrieden stellendem Zeitmanagement ausmacht. Welche Methode die beste für Sie ist hängt von Ihrer Persönlichkeit und Ihrem Arbeitsstil ab.
Zudem muss beachtet werden, dass es an Ausdauer und Geduld bedarf, um sich eine oder mehrere Methoden anzueignen. Erst wenn Sie diese in Ihren Alltag fest integrieren, können Sie fundierte Erfahrungen machen und langfristig im Alltag davon profitieren.
